Sering kali kita bertekad “Hari ini, saya harus produktif”. Namun apakah kita sendiri sudah mengetahui apa itu produktif? Makna produktif ini sering diartikan dengan “melakukan kegiatan sebanyak yang kita bisa”. Padahal menurut KBBI, Produktif adalah kemampuan untuk menghasilkan sesuatu. Sehingga jika dalam konteks pekerjaan, produktivitas artinya kemampuan seseorang dalam menyelesaikan pekerjaan dalam tenggat waktu yang telah ditentukan.

Dengan memberikan tenggat waktu kita akan mengurangi waktu yang digunakan untuk tugas/pekerjaan yang memiliki dampak rendah sehingga akan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas/pekerjaan tanpa harus bekerja lebih banyak. Meningkatkan produktivitas tanpa menambah beban kerja mungkin tampak seperti sebuah fantasi. Ikuti tips berikut untuk meningkatkan produktivitas kerja :

1.  Menciptakan lingkungan yang kondusif                                                         

Saat banyak hal yang terjadi di lingkungan kita, kita bisa terganggu. Hal tersebut dapat mempengaruhi tingkat produktivitas baik saat bekerja dari rumah ataupun dari kantor, lingkungan kerja kita memiliki peran penting dalam menentukan seberapa produktif dan fokus kita. Dimanapun kita bekerja, kita harus berlatih untuk mengurangi gangguan dari luar agar lebih mudah fokus. Cara terbaik adalah memulai dari hal kecil. Misalnya, jika kita terganggu karena kebisingan, bisa menggunakan headphone peredam bising.

2.  Mencoba strategi manajemen waktu

Teknik manajemen waktu adalah cara untuk memikirkan pekerjaan yang akan datang agar dapat mencapai tujuan yang tepat, mengurangi penundaan, dan meningkatkan produktivitas dalam lingkungan kerja. Bahkan, jika kita sekedar merencanakan bagaimana kita menganangi pekerjaan sebelumnya dapat membantu kita untuk fokus.

Ada beberapa teknik manajemen waktu yang dirancang untuk membantu produktivitas.

a.  Teknik Podomoro
Teknik podomoro ini dilakukan dengan cara mengatur waktu kita yaitu selama 25 menit fokus dengan apa yang sedang kita kerjakan dan istirahat selama 5 menit. Waktu 5 menit ini bisa digunakan untuk melakukan aktivitas fisik, misal berjalan ke keluar atau sekedar berjalan mengambil minum. Ulangi siklus tersebut sebanyak 4 kali, setelah sesi keempat 25 menit, istirahat lebih lama yaitu 20-30 menit.

b.  Pareto Law
Teknik ini dikenal sebagai aturan 80/20 dimana dengan menghabiskan 20% waktu kita untuk 80% pekerjaan Anda. Jika menggunakan prinsip ini, kita dianjurkan untuk mengerjakan 80% pekerjaan kita yang hanya membutuhkan 20% waktu kita. Dengan menyelesaikan tugas secara cepat, kita akan merasa lebih berhasil dan siap mendedikasikan waktu fokus untuk sebagian besar pekerjaan pada hari itu.

Baca juga : APA ITU PARETO LAW 20% - 80% MARI PAHAMI BERSAMA

c.   Metode GTD (Get Things Done)
Metode ini ditemukan oleh David Allen pada awal tahun 2000an. Metode GTD mengajarkan untuk menuliskan semua yang perlu kita lakukan kemudian memecahnya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil jika diperlukan. Alih-alih mengingat pekerjaan di kepala dan memprioritaskan tugas kita, kita dapat melihat semua pekerjaan yang selanjutnya di satu tempat sehingga lebih mudah untuk mengambil tindakan. Jika ingin menggunakan metode ini, kita memerlukan sistem untuk menuliskan tugas yang akan datang.

d.  Teknik Eat the Frog
Teknik ini berdasarkan dari kutipan terkenal dari Mark Twain “If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning.” Dalam teknik Eat the Frog, kita harus mengerjakan pekerjaan tersulit dahulu, baru setelah itu pekerjaan lainnya terasa lebih menyenangkan dan tidak terlalu sulit.

3.  Kurangi kesibukan

Tugas-tugas seperti mencari dokumen atau mencoba menjadwalkan rapat melalui email bolak-balik adalah contoh dari kesibukan yang perlu dikurangi. Di kantor, kesibukan terwujud sebagai hal yang tidak penting dan menyita waktu, duplikasi pekerjaan yang tidak disengaja maupun proses panjang untuk mencari informasi atau mendapatkan persetujuan. Tanpa kejelasan siapa yang melakukan apa dan kapan, banyak waktu kita yang terkuras habis untuk aktivitas yang tidak produktif.
Kita bisa memanfaatkan tools untuk dapat memusatkan proses tim. Daripada mengejar persetujuan, kita dapat melihat perkembangan dari manajer atau stakeholder terkait dalam tugas peninjauan. Dengan mengurangi kesibukan, kita dapat meluangkan waktu untuk pekerjaan produktif dan berdampak besar.

4.  Memanfaatkan jam produktivitas puncak

Kita tahu bahwa produktivitas masing-masing orang bervariasi berdasarkan waktu. Sebagian dari kita ada yang menyelesaikan pekerjaan di pagi hari adalah hal yang memuaskan dan tugas-tugas tersebut cenderung lebih mudah untuk difokuskan. Namun ada juga yang lebih suka memulainya setelah makan siang. Oleh karena itu, mengetahui kapan kita paling produktif akan membantu untuk melakukan pendekatan dan menyusun hari dengan lebih baik.

Setelah kita mengetahui kapan waktu produktif kita, kita perlu berlatih untuk membangun “waktu fokus” pada kalendar sekitar jam puncak produktif kita.

5.  Hindari multitasking

Fakta menarik yang mungkin tidak banyak yang tahu, kita sebenarnya tidak pandai melakukan banyak tugas dalam satu waktu. Saat kita mencoba melakukan dua hal sekaligus, otak kita sebenarnya memproses informasi lebih lamat karena perlu memproses kedua tugas tersebut. Akibatnya, kita justru bukan melakukan satu hal dengan baik malah melakukan dua hal yang kurang baik.

Hindari multitasking, fokus pada satu tugas dalam waktu waktu untuk meningkatkan produktivitas. Beberapa pitps untuk mengurangi multitasking, meningkatkan kelancaran dan menjalani hari lebih produktif adalah :
a.  Letakkan ponsel menghadap kebawah dan nonaktifkan media sosial atau pemberitahuan di komputer.
b.  Sebelum mulai bekerja, makanlah camilan, pergi ke kamar mandi dan siapkan segelas air.
c.   Dengarkan musik yang menenangkan jika hal tersebut dapat membantu untuk fokus. Pertimbangkan untuk memilih musik yang tidka memiliki lirik atau coba dengarkan musik dalam bahasa yang tidak kita kuasai
d.  Saat merasa bosan, coba untuk membuatnya menjadi menyenangkan seperti membuat kompetisi internal atau mencari hal yang mampu mengusir keboasanan.

6.  Prioritaskan pekerjaan penting

Saat kita memahami tugas mana yang lebih penting, kita dapat memprioritaskan pekerjaan dengan lebih efektif sehingga kita dapat memastikan bahwa pekerjaan yang memiliki dampak terbesar terlebih dahulu.

7.  Kurangi notifikasi/pemberitahuan

Untuk memahami apa yang sedang kita kerjakan dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik, kita perlu menghilangkan gangguan. Pemberitahuan/notifikasi adalah gangguan terbesar, baik itu notifikasi produktif atau notifikasi yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.

8.  Integrasikan alat bisnis Anda

Memiliki sistem atau alat yang mampu mengintegrasikan setiap tugas dapat membantu meningkatkan produktivitas. INDOGO sendiri menyediakan sistem yang terintegrasi yang memudahkan operasional bisnis untuk para pelaku usaha. 

9.   Otomatiskan pekerjaan manual

Mendigitalisasi usaha merupakan cara untuk mengotomasikan pekerjaan manual. Contohnya untuk usaha UMKM, kita tidak perlu lagi menulis bon secara manual bahkan menghitung total transaksi yang terjadi pada hari ini jika menggunakan sebuah sistem. Dalam hal ini, INDOGO memiliki program Backoffice mulai dari kelas POS sampai ERP. Para pemilik usaha pun juga akan lebih menghemat waktu dan biaya sehingga bisa lebih fokus untuk meningkatkan omset. Waktu yang awalnya digunakan untuk melakukan pekerjaan manual sudah terbantu dengan adanya digitalisasi.

10.  Katakan “tidak"

Mengatakan tidak pada pekerjaan kita pada tugas atau pekerjaan yang kita sendiri tidak memiliki waktu untuk melakukannya maupun pada tugas yang kita sendiri tidak memiliki pengetahuan dan skillnya.  

11.  Menyiapkan diri untuk sukses

Menghabiskan waktu setiap pagi untuk mencari tahu apa yang harus difokuskan pada hari itu menandakan bahwa kita belum menyiapkan diri untuk sukses.
Di INDOGO sendiri, setiap tim memiliki nilai pribadi yang B.E.R.E.S (Bersih, Efisien, Rapi, Enak dan Spotif) yang berlandaskan “EXCELLENCE IN AWARENESS” dimana setiap masing-masing tim sudah menyiapkan diri untuk sukses.

12.   Meningkatkan clarity  tim

Setiap tim harus bisa memahami apa tujuan dan tugas yang menjadi tanggung jawab. Ada baiknya hal tersebut juga harus sejalan dengan pribadi tim itu sendiri. Saat clarity setiap tim tersebut sudah ada, maka produktivitas akan semakin lebih baik.

13.   Istirahat

Merasa lelah adalah hal yang wajar. Oleh karena itu kita harus mengetahui kapan harus istirahat. Luangkan waktu sejenak untuk melakukan peregangan atau berjalan-jalan sebentar. Ketika kita tidak tahu kapan sebaiknya mengambil waktu untuk istirahat, kita mungkin akan mengalami fase burnout. Hal ini pun juga dapat mempengaruhi tim yang lain.

Tim yang produktif akan efektif jika bekerja sama. INDOGO percaya TEAM itu “Together Everyone Achieve More” dimana semua bergerak sebagai tim untuk mendapatkan pencapaian yang lebih dan mewujudkan visi dan tujuan perusahaan.

Jika anda adalah pengusaha dan setelah membaca ini membutuhkan sistem ERP back office untuk menghemat biaya karyawan yang pastinya memakan 80% cost perusahaan, mari mulai fokus pada 20% pekerjaan yang harusnya bisa diautomasi dan dikawal oleh AUTOMASI SISTEM INDOGO. Dapatkan 1 jam free demo konsultasi via zoom disini : https://bit.ly/HaloLeminho