Dalam bisnis distribusi, tantangan utama bukan hanya soal menjual produk, tetapi bagaimana memastikan barang tersedia di waktu yang tepat, jumlah yang tepat, dan biaya yang terkendali. Banyak perusahaan distribusi tumbuh pesat dari sisi penjualan, namun justru kewalahan ketika operasional mulai kompleks.

Di sinilah modul SCM dasar berperan penting. Supply Chain Management (SCM) bukan konsep besar yang harus langsung diterapkan secara penuh dan mahal. Justru, fondasi SCM bisa dibangun secara bertahap melalui modul-modul inti yang saling terhubung.

Artikel ini membahas enam modul penting yang menjadi tulang punggung operasional perusahaan distribusi, serta bagaimana penerapannya bisa dimulai secara bertahap sesuai kebutuhan bisnis.

1. Demand & Supply Planning

Modul SCM dasar untuk menjaga keseimbangan permintaan dan pasokan. Demand & Supply Planning adalah titik awal dari seluruh rantai pasok. Modul ini membantu perusahaan memprediksi permintaan pasar dan menyesuaikannya dengan kemampuan suplai. Tanpa perencanaan yang baik, perusahaan distribusi sering menghadapi dua masalah klasik:

• Stok menumpuk (overstock) dan modal tertahan
• Kehabisan barang (stockout) saat permintaan tinggi

Dengan modul ini, data penjualan historis, tren musiman, dan pola permintaan dapat dianalisis untuk menghasilkan perencanaan yang lebih realistis. Hasilnya, keputusan pembelian dan distribusi tidak lagi berbasis feeling, melainkan data.

2. Procurement

Modul SCM dasar untuk mengontrol pembelian dan vendor. Procurement bukan sekadar aktivitas membeli barang. Dalam konteks SCM, modul ini berfungsi untuk:

• Mengelola vendor
• Membandingkan harga dan lead time
• Mengontrol approval pembelian
• Mencatat histori transaksi supplier

Perusahaan distribusi yang belum memiliki sistem procurement sering kali menghadapi pembelian tidak terkontrol, harga tidak konsisten, dan ketergantungan pada satu supplier.

Dengan modul procurement yang rapi, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, memperkuat posisi negosiasi dengan vendor, dan menghindari pembelian darurat yang mahal.

3. Inbound Logistics

Modul SCM dasar untuk memastikan barang masuk tercatat dengan benar. Inbound logistics mengelola proses barang sejak dikirim supplier hingga diterima di gudang. Modul ini sering dianggap sepele, padahal dampaknya besar. Masalah yang sering muncul tanpa modul ini antara lain:

• Barang datang tidak sesuai PO
• Selisih jumlah antara dokumen dan fisik
• Pencatatan manual yang rawan kesalahan

Dengan inbound logistics yang terdigitalisasi, setiap penerimaan barang dapat dicek, dicocokkan, dan langsung tercatat ke sistem. Ini menjadi penghubung penting antara procurement dan inventory.

4. Inventory & Warehouse

Modul SCM dasar yang paling krusial dalam bisnis distribusi. Inventory & Warehouse adalah jantung dari operasional distribusi. Modul ini mengatur:

• Stok real-time
• Lokasi penyimpanan
• Minimum dan maksimum stok
• Pergerakan barang antar gudang

Tanpa sistem inventory yang baik, perusahaan distribusi sering tidak tahu stok sebenarnya. Akibatnya, keputusan penjualan dan pembelian menjadi tidak akurat. Penerapan modul ini membantu perusahaan menekan selisih stok, mempercepat proses audit, dan meningkatkan kepercayaan manajemen terhadap data.

5. Order Fulfillment

Modul SCM dasar untuk memastikan pesanan diproses tepat waktu. Order fulfillment mengelola proses sejak pesanan diterima hingga siap dikirim. Modul ini mencakup:

• Pencatatan order
• Picking dan packing
• Status pesanan
• Integrasi dengan stok

Banyak perusahaan distribusi kehilangan kepercayaan pelanggan bukan karena kualitas produk, tetapi karena keterlambatan dan kesalahan pengiriman. Dengan order fulfillment yang terstruktur, proses menjadi lebih cepat, minim kesalahan, dan mudah dipantau. Tim operasional juga memiliki prioritas kerja yang jelas setiap harinya.

6. Transportation

Modul SCM dasar untuk mengontrol biaya dan performa pengiriman. Transportation sering menjadi biaya terbesar dalam bisnis distribusi. Modul ini membantu perusahaan:

• Mengatur rute pengiriman
• Memonitor status pengiriman
• Menghitung biaya logistik
• Mengevaluasi performa armada atau ekspedisi

Tanpa modul ini, biaya transportasi sulit dianalisis dan sering membengkak tanpa disadari. Padahal, sedikit efisiensi di sisi pengiriman bisa berdampak besar pada margin keuntungan.

Implementasi Bertahap: Kunci SCM yang Realistis

Kesalahan umum dalam digitalisasi SCM adalah ingin semuanya langsung sempurna. Faktanya, modul SCM dasar justru paling efektif jika diterapkan secara bertahap. Banyak perusahaan distribusi memulai dari:

• Inventory & Warehouse
• Order Fulfillment
• Procurement

Setelah data dan alur dasar terbentuk, barulah modul lain seperti demand planning dan transportation ditambahkan. Pendekatan ini membuat implementasi lebih ringan, mudah diterima tim, dan tidak membebani cash flow.

SCM Tidak Harus Langsung Kompleks: Mulai dari Modul yang Paling Dibutuhkan

Setiap perusahaan distribusi memiliki tingkat kesiapan yang berbeda. Ada yang masih bergulat dengan pencatatan stok, ada yang sudah mulai kewalahan mengatur order dan pengiriman. Karena itu, penerapan modul SCM sebaiknya tidak diseragamkan.

Di sinilah pendekatan bertahap menjadi kunci. Perusahaan tidak harus langsung mengaktifkan seluruh modul sekaligus. Justru, membangun fondasi dari modul SCM dasar yang paling berdampak akan menghasilkan perubahan yang lebih terasa dan berkelanjutan.

Pendekatan ini juga yang banyak diterapkan oleh Indogo, penyedia solusi sistem SCM dan back office yang fokus membantu bisnis distribusi menyusun operasional secara rapi, realistis, dan sesuai tahap pertumbuhan bisnis.

Alih-alih menawarkan sistem yang kaku, solusi SCM ideal justru fleksibel dan dapat disesuaikan. Banyak perusahaan distribusi memulai digitalisasi dari satu atau dua modul terlebih dahulu, seperti inventory atau order fulfillment, lalu berkembang seiring meningkatnya kebutuhan operasional.

Pendekatan ini memungkinkan:

• Tim lebih cepat beradaptasi
• Data lebih terjaga konsistensinya
• Investasi sistem tetap efisien
• Risiko perubahan operasional bisa ditekan

Solusi SCM yang dirancang modular memberi ruang bagi perusahaan untuk fokus menyelesaikan masalah paling krusial terlebih dahulu, tanpa harus menunggu semuanya sempurna.Pendekatan inilah yang membuat digitalisasi SCM tidak terasa berat, melainkan menjadi alat bantu operasional yang benar-benar digunakan oleh tim sehari-hari.

Setiap perusahaan distribusi memiliki tantangan SCM yang berbeda. Karena itu, memahami modul mana yang paling prioritas untuk diterapkan menjadi langkah awal yang penting sebelum masuk ke tahap digitalisasi.

Melalui pendekatan bertahap, Indogo membantu perusahaan menyusun modul SCM sesuai kebutuhan aktual operasional, tanpa harus langsung menerapkan semuanya sekaligus. Pendekatan ini memberi ruang bagi bisnis untuk tumbuh dengan lebih terkontrol dan berkelanjutan.

Jadwalkan sesi free demo & konsultasi kebutuhan SCM (supply chain management) melalui WhatsApp: 0896 2600 5000 atau bit.ly/HaloLeminho